中國質(zhì)量新聞網(wǎng)訊 近年來，廣東省特檢院云浮檢測院始終將強(qiáng)化檔案管理作為提升全局綜合管理水平的一項(xiàng)重要舉措，深刻認(rèn)識(shí)做好檔案管理對(duì)高效開展特檢工作的重要意義，通過“四個(gè)結(jié)合”的方式不斷提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案管理“最后戰(zhàn)斗堡壘”的支撐作用，推動(dòng)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

制度指引與規(guī)范相結(jié)合，執(zhí)行有依據(jù)行為有規(guī)范。結(jié)合實(shí)際，不斷完善檔案管理制度。編制印發(fā)《綜合檔案管理制度》《電子資料文檔歸檔與電子檔案管理》等4項(xiàng)制度，全方位、全過程地指引檔案的歸檔、管理、利用各項(xiàng)工作。規(guī)范檔案管理，通過嚴(yán)格控制檔案存儲(chǔ)環(huán)境，從溫度、濕度、防蟲害等方面對(duì)檔案儲(chǔ)存進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，切實(shí)保障檔案的安全性和完整性，持續(xù)優(yōu)化檔案管理軟硬件建設(shè)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，提升利用服務(wù)質(zhì)量。

標(biāo)碼與歸檔相結(jié)合，保障檔案文件的“唯一性”。在檔案歸檔過程中，廣東省特檢院云浮檢測院嚴(yán)格遵循“真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范”的質(zhì)量要求，對(duì)各類技術(shù)檔案進(jìn)行分類、排序、查漏補(bǔ)缺、壓碼，并及時(shí)為文件附上“身證標(biāo)識(shí)碼”，確保整理規(guī)范有序，保管安全有效。2023年共歸檔科技檔案約1.6萬多件，再利用60多次700多件。借助“一件一碼”的唯一性，方便檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，提高查閱檔案的效率。在檔案目錄錄入方面，對(duì)文件報(bào)告號(hào)、文件名稱、使用單位、報(bào)告出臺(tái)時(shí)間等進(jìn)行逐一登記，增加檔案關(guān)鍵詞檢索的多樣性，提高檔案再利用檢索的效率。

局域網(wǎng)共享與檢索相結(jié)合，推動(dòng)查詢與監(jiān)督同發(fā)展。廣東省特檢院云浮檢測院不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，積極為檔案的利用創(chuàng)造有利條件，簡化手續(xù)、提供便利。依托局域網(wǎng)文件共享技術(shù)及檢索相關(guān)理論，院內(nèi)共享檔案資料目錄，查閱更便捷，定位更精準(zhǔn)，利用更高效，監(jiān)督更有力。同時(shí)為保障檔案目錄完整性、統(tǒng)一性、及時(shí)性、連續(xù)性，目錄查閱權(quán)限向院內(nèi)工作人員開放，編輯權(quán)限僅授權(quán)檔案管理人員，做到專人專管、及時(shí)更新。

資源整合與服務(wù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案資源再優(yōu)化。建立健全檔案保管、管理員崗位責(zé)任，規(guī)范檔案借閱利用、檔案整理編目等流程，對(duì)各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)，有計(jì)劃、有步驟地組織檔案史料匯編，持續(xù)更新“編研資料”檔案，對(duì)檔案利用實(shí)例進(jìn)行清晰記錄，實(shí)行動(dòng)態(tài)化登記管理。隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，各類檔案數(shù)量也快速增長，為提高檔案使用效率，提升檔案管理發(fā)展能力，2023年云浮檢測院依照依法合規(guī)、高效利用的原則，對(duì)現(xiàn)存的近10年全面檔案工作進(jìn)行梳理、整合、鑒定、評(píng)估，共銷毀技術(shù)檔案2.3萬多件，重新歸檔500多件。

下一步，廣東省特檢院云浮檢測院將持續(xù)提升檔案管理的精細(xì)化水平，堅(jiān)持系統(tǒng)思維，樹牢大局意識(shí)，系統(tǒng)抓好檔案管理工作，為特種設(shè)備安全發(fā)展提供不竭動(dòng)力。（林伊敏）