■文/萬明輝

   特檢機(jī)構(gòu)從事特檢工作就必須按《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系要求》建立質(zhì)量體系，一些特檢機(jī)構(gòu)因從事委托檢驗(yàn)、司法鑒定、能效測試等業(yè)務(wù)還須進(jìn)行計(jì)量認(rèn)證等認(rèn)證，還得按《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》等規(guī)定建立質(zhì)量體系，這些質(zhì)量體系都要求機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理評審?，F(xiàn)結(jié)合我所管理評審實(shí)際和其他一些特檢機(jī)構(gòu)的管理評審經(jīng)驗(yàn)，淺談如何做好特檢機(jī)構(gòu)管理評審工作。

    意義和目的

   管理評審是特檢機(jī)構(gòu)最高管理者的重要職責(zé)，是特檢機(jī)構(gòu)實(shí)施管理改進(jìn)的工具，是特檢機(jī)構(gòu)自我診斷、自我修復(fù)和自我完善的一種管理機(jī)制，是由特檢機(jī)構(gòu)的最高管理者組織有關(guān)人員對特檢機(jī)構(gòu)管理體系的適宜性、充分性、有效性開展的評價(jià)和改進(jìn)活動，使特檢機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理體系的薄弱環(huán)節(jié)以及實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針、目標(biāo)存在的差距或不足，尋求改進(jìn)機(jī)會。管理評審目的是促使特檢機(jī)構(gòu)建立自我改進(jìn)機(jī)制，滿足管理需求和相關(guān)方期望，提高特檢機(jī)構(gòu)的管理水平和競爭能力。

    存在的問題

    很多特檢機(jī)構(gòu)的管理評審工作開展得不太理想，究其原因主要存在以下問題：

   1．把管理評審作為靜態(tài)的會議，缺乏過程管理思想。許多特檢機(jī)構(gòu)把管理評審作為所長辦公會來組織，輸入、輸出不充分，沒有運(yùn)用PDCA循環(huán)對管理評審形成閉環(huán)管理。

   2．管理評審流于形式。只是走過場而不關(guān)注效果，使之流于形式，有的特檢機(jī)構(gòu)甚至只是將管理評審要求的相關(guān)資料匯總，連管理評審會議都不用開，能夠應(yīng)付外審就可以，初看管理評審資料有計(jì)劃、有記錄、有報(bào)告,但深入查閱卻發(fā)現(xiàn)評審記錄無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，沒有關(guān)鍵問題和環(huán)節(jié)。

   3．把管理評審開成擺功會，缺乏持續(xù)改進(jìn)思想。主要領(lǐng)導(dǎo)更多地是看到業(yè)績，重點(diǎn)是總結(jié)成績，對存在的問題輕描淡寫，很難正視存在的不足，甚至對一些不足進(jìn)行很多客觀上的解釋，缺乏持續(xù)改進(jìn)的意識。

   4．評審的重點(diǎn)不突出，回避問題的評審方式。有些特檢機(jī)構(gòu)的管理評審抓不住主要問題和薄弱環(huán)節(jié)，對于較敏感或難以解決的問題，評審時(shí)避重就輕，回避問題，解決不了主要問題，甚至遺漏對文件的評審。

   5．糾正措施落實(shí)不到位。糾正預(yù)防措施缺乏可操作性，由于責(zé)任不清，計(jì)劃性不強(qiáng)，使糾正措施模糊操作，不能解決實(shí)際問題。

    6．有改進(jìn)要求，但跟蹤驗(yàn)證不力。沒有按體系文件的要求進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證、實(shí)行閉環(huán)管理。

   7．錯(cuò)位式的管理評審。錯(cuò)位式管理評審是指最高管理者沒有親自參加和主持管理評審，由單位副職甚至職能部門負(fù)責(zé)人替代的評審方式。由于最高管理者沒有參加評審決議，使管理評審的執(zhí)行力度大打折扣，收效甚微。

    8．沒有將日常管理與管理評審有機(jī)結(jié)合起來，認(rèn)為管理評審是質(zhì)量管理體系運(yùn)行的“特產(chǎn)”,屬一般技術(shù)管理范疇, 不能與特檢機(jī)構(gòu)的經(jīng)營發(fā)展、人力資源配置、組織機(jī)構(gòu)等決策之類的日常管理有機(jī)結(jié)合起來。

    上述問題的產(chǎn)生, 既有思想認(rèn)識的原因，也有實(shí)際操作的原因。歸納起來有以下幾方面:一是思想認(rèn)識不到位，對管理評審只是被動應(yīng)付，沒有明確管理評審的目的；二是管理評審策劃時(shí)機(jī)不合理，準(zhǔn)備不充分；三是管理者對匯報(bào)材料分析歸納不到位、主題不突出、缺乏針對性；四是管理評審會議走過場。

    措施與建議

   一是將管理評審工作與年度管理工作總結(jié)會議結(jié)合起來，以便于將機(jī)構(gòu)現(xiàn)行管理模式與管理評審結(jié)合起來，減少機(jī)構(gòu)重復(fù)總結(jié)檢查工作，提高機(jī)構(gòu)管理水平。

    1．制定管理評審計(jì)劃。確定評審輸入，做好評審準(zhǔn)備，確保評審輸人內(nèi)容要充分、具體。

    ⑴制定管理評審計(jì)劃，確定評審輸入。特檢機(jī)構(gòu)在開展管理評審時(shí)，首先應(yīng)根據(jù)特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)所所長對管理評審的意圖、要求組織策劃活動，制定管理評審計(jì)劃下發(fā)到相關(guān)部門及人員。管理評審計(jì)劃應(yīng)包括評審時(shí)間、地點(diǎn)、目的、范圍、方式、評審內(nèi)容和要求、參加部門和人員、應(yīng)提供的材料、改進(jìn)措施的初步設(shè)想、資源需求、有關(guān)建議等內(nèi)容。

    ⑵做好評審準(zhǔn)備，確定評審重點(diǎn)。特檢機(jī)構(gòu)在進(jìn)行評審之前，各部門接到任務(wù)后，要認(rèn)真準(zhǔn)備管理評審輸入資料，為實(shí)施評審做好充分準(zhǔn)備。整理輸入材料時(shí)可以按照管理狀況、需要關(guān)注問題、改進(jìn)建議三大項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分類。管理評審要解決的重點(diǎn)問題是影響特種設(shè)備檢驗(yàn)質(zhì)量、安全等的關(guān)鍵問題，長期存在的質(zhì)量問題，質(zhì)量體系運(yùn)行中的系統(tǒng)問題。

   2．進(jìn)行管理評審，做出改進(jìn)決議。進(jìn)行管理評審可以采取召開評審會議、審閱文件、網(wǎng)絡(luò)傳輸審閱信息、電話溝通等多種方式進(jìn)行，由檢驗(yàn)所所長根據(jù)評審需要以及評審內(nèi)容選擇，可以是上述方式的一種，也可以將上述方式進(jìn)行組合。管理評審即將結(jié)束時(shí)，所長應(yīng)對評審的議題做出最后結(jié)論，對評審后的改進(jìn)活動提出明確要求，對較難解決的問題做出指示，對體系、方針、目標(biāo)、資源、報(bào)告、過程、市場等各項(xiàng)管理的變更做出安排。

   3．編制管理評審報(bào)告，落實(shí)糾正預(yù)防措施，并限期實(shí)施。管理評審結(jié)束后，主管部門要及時(shí)編制管理評審報(bào)告，應(yīng)將管理評審報(bào)告發(fā)放到相關(guān)部門及人員。管理評審報(bào)告包括評審目的、評審日期、評審內(nèi)容、評審結(jié)論、參評人員和采取糾正預(yù)防或改進(jìn)措施的要求和期限。特檢機(jī)構(gòu)應(yīng)對管理評審過程中發(fā)現(xiàn)的不合格、不符合、潛在的不合格或不符合，根據(jù)特檢機(jī)構(gòu)自身的能力和需要，提出切合實(shí)際并具有可操作性的改進(jìn)措施。并應(yīng)確保改進(jìn)措施得到有效的實(shí)施，對于那些長期存在的問題或系統(tǒng)性問題，有時(shí)不能急于求成，應(yīng)分期采取改進(jìn)措施。

   4．改進(jìn)措施一定要進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。管理評審中決定的改進(jìn)措施均要有關(guān)部門進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證并在下次評審會議上進(jìn)行匯報(bào)。管理評審會議后，主管部門應(yīng)組織各有關(guān)部門和人員根據(jù)報(bào)告決議和措施，制定整改方案，并逐項(xiàng)落實(shí)，按PDCA循環(huán)的方法進(jìn)行整改。并對整改的符合性和有效性進(jìn)行驗(yàn)證，對效果不明顯或沒有達(dá)到要求的，責(zé)成有關(guān)部門重新采取措施，直到有效。

   5．管理評審記錄歸檔保存。管理評審活動結(jié)束后，要保存管理評審形成的所有記錄。保存的記錄應(yīng)包括：管理評審計(jì)劃、各種管理評審輸入信息資料、管理評審會議簽到、會議記錄、紀(jì)要等、管理評審報(bào)告、改進(jìn)措施的驗(yàn)證記錄、管理評審報(bào)告的分發(fā)清單等。

   二是將臨時(shí)性管理評審工作與機(jī)構(gòu)行政會議（日常管理工作）有機(jī)地結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)管理動態(tài)化，提高管理評審的有效性。

   管理評審會議的核心是尋找體系持續(xù)改進(jìn)的空間，但許多特檢機(jī)構(gòu)搞管理評審?fù)耆菫榱速|(zhì)量體系的要求，機(jī)械地召開一年一次的管理評審會議，可能會貽誤改進(jìn)的最佳時(shí)機(jī)，對持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量體系發(fā)揮的作用不大，造成這一現(xiàn)象的重要原因是管理評審沒有和機(jī)構(gòu)日常管理活動相結(jié)合。

   比如，某關(guān)鍵崗位人員突然辭職或去世，機(jī)構(gòu)人力資源發(fā)生變化，需要馬上配備資源，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)會通過內(nèi)外招聘的方式，任命該崗位新的關(guān)鍵崗位人員，此過程就是管理評審過程，因?yàn)楣芾砣藛T發(fā)生變動，可能影響到質(zhì)量管理體系的充分性，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對充分性進(jìn)行評審(人員調(diào)整)，形成評審輸出——任命文件。由此可見，將臨時(shí)性管理評審與行政會議或解決管理問題的會議融合進(jìn)行，將有助于提高管理評審的效率。

   因此，管理評審這一管理活動在文件的規(guī)定上就應(yīng)盡量符合特檢機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，臨時(shí)性管理評審內(nèi)容可靈活決定，可以事先組織各部門對擬評審的內(nèi)容作些口頭或書面準(zhǔn)備。既然質(zhì)量管理體系規(guī)定應(yīng)保持管理評審的記錄，并未規(guī)定記錄的格式和形式，那么管理評審的記錄不應(yīng)只限于管理評審報(bào)告，只要是能為管理評審提供證據(jù)的任何形式記錄，都可以作為管理評審的有效記錄。但不論記錄是何種形式，都應(yīng)標(biāo)明評審日期，醒目標(biāo)明或圈出記錄中哪一段落或全部記錄是管理評審的內(nèi)容。

    （作者單位：四川省攀枝花市特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)所）

    《中國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》2012年11月刊