■文/高 賀

   實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是一項(xiàng)最基礎(chǔ)、最持久的專業(yè)技術(shù)工作。它是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分。按照《計(jì)量法》和《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》的相關(guān)要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，根據(jù)多年的實(shí)驗(yàn)室檔案管理經(jīng)驗(yàn)，筆者將檔案管理需要注意的問題淺談如下。

    程序和要求

    1．檔案管理人員的職責(zé)

   （1）檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真登記造冊，分類整理，統(tǒng)計(jì)歸檔和保管，不得遺失和損壞。保證及時準(zhǔn)確地提供技術(shù)資料和數(shù)據(jù)，為本單位的質(zhì)量管理和服務(wù)社會提供可靠保證。

   （2）各科室檢測人員應(yīng)認(rèn)真主動地做好所用規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)的搜集和整理工作，檢測原始記錄在檢定證書出具前由質(zhì)保辦保存歸檔。

    （3）其它質(zhì)量和技術(shù)類管理文件及記錄等，應(yīng)予記錄完成后交由質(zhì)保辦歸檔并保存。

   （4）如果實(shí)驗(yàn)室合并或撤銷，或者檔案管理人員變更時，應(yīng)及時做好檔案管理工作的移交程序，以保證檔案管理工作的安全準(zhǔn)確完整。

    2．實(shí)驗(yàn)室檔案如何控制

   單位各種文件均有唯一性標(biāo)識，需要建立受控文件和非受控文件清單，注明文件名稱、編號、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息，同時在文件封面加蓋受控和非受控公章，做到動態(tài)管理。

    內(nèi)容

    1．技術(shù)檔案

    （1）各科室使用的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、計(jì)量檢定規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和校準(zhǔn)規(guī)范等。

   （2）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)證書、說明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀(jì)錄、周期檢定計(jì)劃、期間核查計(jì)劃和記錄等。

   （3）各科室與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的技術(shù)資料，如：申請書、履歷書、技術(shù)報(bào)告、原始記錄、檢定證書和電子版記錄等。

    2．質(zhì)量檔案

   （1）質(zhì)量管理手冊、程序文件、各類規(guī)章制度、管理體系評審計(jì)劃和內(nèi)審計(jì)劃、質(zhì)量控制記錄等。

    （2）環(huán)境條件控制記錄、證書報(bào)告合格記錄、合同評審和服務(wù)協(xié)議記錄等。

    3．建設(shè)檔案

    （1）單位年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案和員工信息管理等。

    （2）人事檔案、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施管理臺賬、人員錄用和勞動紀(jì)律考核記錄等。

    借閱和管理

    1．檔案借閱要求

    （1）上級部門考核復(fù)查或認(rèn)評需要提供資料時，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后，方能提供。

    （2）各科室人員借閱資料時，經(jīng)辦理借閱登記手續(xù)后，并說明借閱時限，并及時歸還。

   （3）其他單位或個人借閱時，應(yīng)提供書面申請，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發(fā)生，視情節(jié)酌情賠償。

    2．檔案管理辦法

   （1）檔案按類別歸檔保存，購置的儀器設(shè)備資料、檢定證書、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料及相關(guān)技術(shù)資料應(yīng)及時歸檔。

   （2）所有資料和原始數(shù)據(jù)不得帶出實(shí)驗(yàn)室和復(fù)印，特殊情況經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。

   （3）電子版記錄統(tǒng)一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計(jì)算機(jī)病毒等人為原因造成丟失。

   （4）對于超過保存期限或被新文件替代的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、資料，由檔案管理人員報(bào)最高管理者批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀和收回，以保證所有人員均能在需要時得到文件的有效版。

   綜上所述，高效的檔案管理機(jī)制為實(shí)驗(yàn)室管理體系的運(yùn)行起到了保駕護(hù)航的作用，也充分保證了檢測體系量值溯源的準(zhǔn)確、可靠和有效實(shí)施。

    （作者單位；吉林省吉林市能源測試檢驗(yàn)所）

    《中國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》2013年8月刊