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      掌握方法 提高效率

      2014-08-14 14:12:51 中國質(zhì)量新聞網(wǎng)
        掌握方法 提高效率

        ——利用Word郵件合并功能和Excel電子表格編制檢驗(yàn)報(bào)告的操作技巧

        ■文/高向東

        概  述

        在實(shí)際工作中,經(jīng)常會遇到這種情況:需要處理的文件主要內(nèi)容基本相同,只是具體數(shù)據(jù)有變化。比如:學(xué)生的錄取通知書、成績報(bào)告單、獲獎證書、請柬等等,如果是一份一份編輯打印,雖然每份文件只需修改個別數(shù)據(jù),那也是夠麻煩的,利用Word郵件合并功能就可以減少重復(fù)工作,提高工作效率。

        郵件合并功能最初源于需要大量處理的郵件。比如,一家公司要給數(shù)百個客戶發(fā)送產(chǎn)品目錄,當(dāng)然,只需要用“親愛的顧客”就可以解決稱呼的問題,但是這樣顯然沒有“親愛的***顧客”那么親切。一封郵件,為了一個客戶名,就需要不停的“復(fù)制”、“粘貼”來產(chǎn)生數(shù)百個文檔,即便如此,這數(shù)百個信封也是全手工填寫或者打印,這個時候,只需要一個信封模版,再準(zhǔn)備一個數(shù)據(jù)表格,然后通過Word郵件合并功能,就可以輕松完成這數(shù)百封郵件。

        同樣,編制檢驗(yàn)報(bào)告是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要工作,隨著辦公自動化的不斷發(fā)展,檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都采用計(jì)算機(jī)來管理檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和打印檢驗(yàn)報(bào)告,這項(xiàng)看似簡單的工作,由于數(shù)據(jù)量大操作起來并不輕松,一些檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)購買專業(yè)的軟件打印檢驗(yàn)報(bào)告,但其售價昂貴,操作不夠靈活。本文以office2003為實(shí)例,簡要介紹如何利用Word2003郵件合并功能和Excel2003電子表格互相聯(lián)用管理檢驗(yàn)報(bào)告,以供交流,在office2007中也是類似的操作。

        優(yōu)  點(diǎn)

        1.Word2003的郵件合并功能已被廣泛應(yīng)用,主要用于創(chuàng)建套用信函、郵件標(biāo)簽、信封、目錄以及大宗電子郵件和傳真分發(fā),如果一份一份編輯打印,毫無疑問工作量是相當(dāng)大的,而且非常麻煩,如果利用郵件合并功能,只要對不同的內(nèi)容稍做修改就可以實(shí)現(xiàn)批量作業(yè),減少了工作的重復(fù)性,提高了工作效率。郵件合并進(jìn)程涉及到三個文檔:主文檔、數(shù)據(jù)源和合并文檔。

        2.Excel2003作為日常工作中常用的電子表格軟件,可以利用其強(qiáng)大的內(nèi)置函數(shù)公式,使Word2003的郵件合并數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)變得更為方便、準(zhǔn)確。根據(jù)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的不同需求,選用相應(yīng)的內(nèi)置函數(shù)公式來完成數(shù)據(jù)的處理。例如,對于求和、求平均值、求最大值、求標(biāo)準(zhǔn)偏差等計(jì)算,可以直接調(diào)用公式表中的“SUM、AVERAGE、MAX、STDEV”等函數(shù)來實(shí)現(xiàn),從而使檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的處理變得簡單快捷。

        3.利用Word2003郵件合并功能和Excel2003電子表格互相聯(lián)用編制檢驗(yàn)報(bào)告,能夠簡單、方便、快捷、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的處理和檢驗(yàn)報(bào)告的打印,美觀規(guī)范,有效地提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和工作效率。

        方  法

        1.創(chuàng)建主文檔。在Windows操作系統(tǒng)下打開Word2003,創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)格式的檢驗(yàn)報(bào)告模板(如圖1),將文檔保存為“檢驗(yàn)報(bào)告.doc”。

        2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源。利用Excel2003制作一個數(shù)據(jù)匯總表,將此作為數(shù)據(jù)源,匯總表的第一行為表頭,表頭中的每一列對應(yīng)“檢驗(yàn)報(bào)告”中的每一個需要填寫的項(xiàng),如報(bào)告編號、產(chǎn)品名稱、受檢單位名稱、地址及聯(lián)系電話等。第二行開始往下,按每一行為單位填寫每一份檢驗(yàn)報(bào)告中應(yīng)填入的數(shù)據(jù),連續(xù)填寫至最后一行,最后一行的數(shù)據(jù)即為本批最后一份檢驗(yàn)報(bào)告中的數(shù)據(jù)(如圖2)。由于每批檢驗(yàn)報(bào)告中的某些內(nèi)容是完全一樣的,如產(chǎn)品名稱、檢驗(yàn)類別等,還有一些內(nèi)容是具有聯(lián)系性和規(guī)律性的,如檢驗(yàn)報(bào)告編號等,這樣我們還可以充分利用Excel2003的自動填充、內(nèi)置函數(shù)公式等功能,快捷的完成數(shù)據(jù)匯總表的填制,將文件保存為“檢驗(yàn)報(bào)告記錄.xls”。

        3.郵件合并。在Windows操作系統(tǒng)下打開Word2003“檢驗(yàn)報(bào)告.doc”文檔,在工具菜單下依次選擇“信函與郵件”、“郵件合并”、在彈出的對話框中選擇“信函”點(diǎn)擊下一步、選擇“使用當(dāng)前文檔”點(diǎn)擊下一步、選擇“使用現(xiàn)有列表”點(diǎn)擊下一步,從彈出的對話框中選擇數(shù)據(jù)源即“檢驗(yàn)報(bào)告記錄.xls”,點(diǎn)擊確定,從工具欄中選擇插入合并域,將所需數(shù)據(jù)一一合并至相對應(yīng)的欄目內(nèi)(如圖3),如報(bào)告編號、產(chǎn)品名稱、受檢單位名稱、地址及聯(lián)系電話等。從工具欄點(diǎn)擊“查看數(shù)據(jù)合并”按鈕,則檢驗(yàn)報(bào)告中的《XX》全部變成了所需數(shù)據(jù)(如圖4)。此時工具欄中“定位記錄”顯示為“1”,點(diǎn)擊下一記錄按鈕,則“定位記錄”顯示為“2”,相對應(yīng)檢驗(yàn)報(bào)告中的數(shù)據(jù)變成了數(shù)據(jù)源第二行的內(nèi)容。

        通過以上三步即可實(shí)現(xiàn)利用Word2003郵件合并功能和Excel2003電子表格互相聯(lián)用編制檢驗(yàn)報(bào)告,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,操作方便,降低了編輯錯誤,提高了工作效率。

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        《中國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》2014年6月刊
      (責(zé)任編輯:)
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