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■文/陳靜靜
在當前嚴峻的經(jīng)濟環(huán)境下，質(zhì)檢機構(gòu)的發(fā)展在新形勢、新要求、新壓力、新考驗面前如何做到有新的突破、新跨越，是值得我們思考的問題。由于處在質(zhì)檢機構(gòu)檢驗工作的前沿，筆者想談?wù)剬z測機構(gòu)采購管理的一些看法。
采購管理的重要性
在檢測工作嚴峻的形勢下，檢測機構(gòu)要立于不敗之地，必須依托現(xiàn)代化的管理思想和手段，對資源進行有效的整合，控制好每一個檢驗環(huán)節(jié)，保證檢驗工作順利有序地開展，從而保證檢驗數(shù)據(jù)的準確有效。采購管理作為檢驗工作的一個重要環(huán)節(jié)，直接影響著檢測結(jié)果的準確性，因此，切實做好采購管理顯得尤為重要。采購管理不是簡單的資料的收集、物品的采購、供方的選擇，而是一個有效的管理過程，要有相應(yīng)的采購管理規(guī)程。實驗室資質(zhì)認定評審準則4.5條款也明確指明了采購管理的重要性，檢測實驗室應(yīng)建立并保持對檢測或校準質(zhì)量有影響的服務(wù)相供應(yīng)品的選擇、購買、驗收和儲存等的程序，以確保服務(wù)和供應(yīng)品的質(zhì)量。
在當今市場競爭中，形成競爭優(yōu)勢和核心競爭力的已不再是那些有形的儀器設(shè)備、實驗室、資本等資源，而是管理、人才、技術(shù)、市場、品牌形象等無形資源，如何做好這些無形資源的管理和應(yīng)用非常的重要。合理有效地采購管理能夠通過維持基本的供應(yīng)商數(shù)量，來獲得較低的價格和更好的服務(wù)，減少采購時對供應(yīng)商選擇的額外成本，并能及時有效地供應(yīng)相應(yīng)的物品和服務(wù)，滿足需方的應(yīng)急、突發(fā)、意外等情況下的工作需要。此外，通過對供應(yīng)商進行積極有效的動態(tài)評價和管理，能夠及時地了解供方的物品和服務(wù)的質(zhì)量狀況，合理選購所需供應(yīng)品，確保有相應(yīng)的售后服務(wù)保障，從而保證檢測過程質(zhì)量受控，同時可以實現(xiàn)檢驗工作效率和效益的最大化。
采購管理的現(xiàn)狀
1．缺乏完善詳細的采購計劃
采購計劃是采購管理的一個首要環(huán)節(jié)?；鶎訖z測實驗室普遍存在無采購計劃、采購計劃流于形式、口頭采購等問題，且采購計劃往往不能有效地反映整年度的采購所需，采購人員對采購重要性的認識缺失。有些基層檢測機構(gòu)往往是現(xiàn)需現(xiàn)買，無計劃性可言。
2．采購過程中缺乏有效的信息溝通
省市級的檢測機構(gòu)會有相應(yīng)的采購部門，對于基層實驗室，辦公室一般負責其檢測所需供應(yīng)品和服務(wù)的具體采購工作。由于檢測實驗室采購物品主要是儀器設(shè)備、化學試劑、實驗器材等，具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性，采購人員需要與質(zhì)量負責人、技術(shù)負責人進行有效的溝通，明確供應(yīng)品具體的質(zhì)量要求以滿足檢驗所需。而實際工作中存在采購人員為非專業(yè)人員，存在認識真空區(qū)，容易對供應(yīng)品的相關(guān)信息理解失誤或者誤解，通常會出現(xiàn)采非所用、采購物品存在質(zhì)量缺陷、采購不暢等問題，造成資金浪費和工作延遲。此外，檢測實驗室的基礎(chǔ)建設(shè)具有很強的技術(shù)性和專業(yè)性，由于資金和其他方面的原因，某些基層檢測機構(gòu)存在非標準化建設(shè)和購買情況，雖基本可以開展檢測工作，但實質(zhì)上不能滿足標準檢測實驗室的基本要求，對檢測實驗室的長遠發(fā)展造成一定的影響。
3．缺少對供應(yīng)商的管理
采購相關(guān)人缺乏對供應(yīng)商的選擇和評定過程，或者形式簡單，往往根據(jù)以往的合作經(jīng)驗，定點購買，對供應(yīng)商的具體資質(zhì)和基本情況未進行深入細致的了解和調(diào)查。特別是大型儀器設(shè)備，資金量大，需要認真地選定供應(yīng)商，通過調(diào)查研究或者實地考察，請教相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員評定，最終選定最滿足檢驗要求的供應(yīng)商。對供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)資料要進行存檔，特別是儀器設(shè)備供應(yīng)方要查閱其計量認證證書，確保儀器設(shè)備質(zhì)量。采購人員只是簡單地了解供應(yīng)商相關(guān)產(chǎn)品資料即下達采購計劃，或者同行業(yè)推薦購買，未對供應(yīng)商作詳細的調(diào)查研究報告。采購形式多為詢價采購，缺乏有效的供應(yīng)商選擇和評定過程，比價流于形式，存在盲區(qū)。此外，后期對供應(yīng)商未進行有效地跟蹤評價和管理，缺少合格供應(yīng)方基本檔案，不能及時有效地對供應(yīng)品的質(zhì)量進行動態(tài)監(jiān)控。
4．缺少有效的驗收記錄和后期跟蹤
采購物品往往只是簡單的清點數(shù)量和查看包裝是否完好，缺乏詳細的驗收記錄，缺少采購物品具體的購置日期、價格、生產(chǎn)商、發(fā)票、廠家聯(lián)系方式、主配件、售后服務(wù)等采購信息，不利于供應(yīng)品的日常管理和后期維護。
5．采購工作缺少監(jiān)督制衡機制
實驗室物資采購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里，由一人制定采購計劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監(jiān)督和制約機制。在采購行為中，與供應(yīng)商建立良好的個人關(guān)系固然重要，長此以往，就會產(chǎn)生對某些特定供應(yīng)商的依賴，不利于尋找新的更好的供應(yīng)商，在采購工作中還會出現(xiàn)不正之風，影響正常的物資采購工作。
改進措施
檢測實驗室的采購管理，主要是采購計劃管理、供應(yīng)商管理、供應(yīng)品驗收管理三個方面，它們是科學管理的主要出發(fā)點，也是實現(xiàn)科學管理的關(guān)鍵。
1．采購計劃的管理
檢測實驗室采購管理很重要的一個環(huán)節(jié)是采購計劃，基層往往缺乏詳細的采購計劃，大多數(shù)流于口頭傳達相關(guān)負責人或者詢價采購。采購申請書是采購的第一個環(huán)節(jié)，實驗室技術(shù)人員要及時有效地掌握本實驗室的基本供應(yīng)品和服務(wù)需求情況，做好日常工作及突發(fā)和應(yīng)急情況下采購需求信息的匯總，在保證滿足工作所需的前提下，對全年的采購量進行預測，制定出詳實有效合理的采購申請，以書面報告形式上報質(zhì)量負責人審閱，并且及時反饋給采購部門。采購人員根據(jù)技術(shù)人員提供的采購申請編制詳細采購計劃，有條不紊地分階段開展采購工作，每次采購要編制詳細的采購申請書，要有采購物品的名稱、型號、質(zhì)量要求等信息，涉及技術(shù)性問題的要及時與技術(shù)和質(zhì)量負責人進行溝通和確認，確保購置物品的質(zhì)量滿足要求，最后報請主管審批后，開始購置，并保存相關(guān)采購資料。
2．供應(yīng)商的管理
檢測機構(gòu)應(yīng)該建立健全服務(wù)和供應(yīng)品管理程序，對影響檢驗結(jié)果的因素進行分析，對分布在抽樣、樣品流轉(zhuǎn)及處置、檢測檢驗設(shè)備、人員、方法、設(shè)施和環(huán)境，使用的消耗材料和試劑等諸多方面的影響因素進行控制，尤其需要獲取供應(yīng)影響檢驗結(jié)果的標準物質(zhì)、試劑盒消耗材料等供應(yīng)品的供應(yīng)商的資質(zhì)證明和經(jīng)營范圍（能力）材料，至少包括法人資格、營業(yè)執(zhí)照副本、批準生產(chǎn)經(jīng)營范圍、質(zhì)量保證等材料，對供應(yīng)商進行合格評價，列出合格供應(yīng)商名錄，并對影響檢驗結(jié)果的標準物質(zhì)、試劑和消耗材料等供應(yīng)品進行采購、技術(shù)驗收、有效性核查、安全保管、保留相關(guān)記錄。
供應(yīng)商的選擇和評定直接關(guān)系檢測工作的質(zhì)量，所以必須對其經(jīng)過嚴格的資質(zhì)評定。質(zhì)量負責人、技術(shù)負責人負責核實供應(yīng)商的基本信息，對其資質(zhì)的有效性、經(jīng)營范圍等方面進行詳細的評定，多方調(diào)查和核查，評定合格供方名單，并要對其進行動態(tài)評價和管理。建立供方基本檔案，有效地進行管理。每次供應(yīng)活動有相應(yīng)的記錄和評價，及時有效地記錄和反饋信息。對出現(xiàn)的質(zhì)量問題進行控制和解決。
3.供應(yīng)品的驗收管理
采購的物品或設(shè)備要有詳細的驗收記錄，并可查詢，一方面清點物品是否滿足實驗所需，更重要的是檢驗供應(yīng)品的質(zhì)量，對供應(yīng)品的有效性進行核查，保證直接影響檢驗結(jié)果的供應(yīng)品的質(zhì)量。對于儀器設(shè)備要建立詳細的設(shè)備購置和驗收記錄，包括具體的購置時間、型號、價值、安裝調(diào)試狀況等，便于后期開展工作，確保每一項物品都有據(jù)可查。驗收報告要及時反饋技術(shù)負責人，通過質(zhì)量負責人審核后，方可投入使用，保存設(shè)備驗收檔案。
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《中國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》2014年7月刊
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