質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理與利用

■文/呂亞林

隨著質(zhì)監(jiān)事業(yè)的不斷發(fā)展，進一步加強各級質(zhì)監(jiān)機制的內(nèi)部基礎管理工作顯得尤為重要。質(zhì)監(jiān)檔案工作是質(zhì)監(jiān)部門基礎工作的重要方面，只有不斷提高檔案管理水平，科學規(guī)范地開展檔案管理工作才能使之更好地服務于質(zhì)監(jiān)事業(yè)的發(fā)展，進而為社會主義市場經(jīng)濟體制的進一步完善做出貢獻。

總體來看，質(zhì)監(jiān)部門的所有檔案大致包括六大類：一是文書檔案；二是會計檔案；三是人事檔案；四是案件檔案；五是標準化管理檔案；六是聲像、實物檔案。隨著質(zhì)監(jiān)部門的職能不斷擴大，所形成的檔案種類豐富、專業(yè)特色也較為鮮明。因此，它的管理不能僅僅套用一般檔案的管理方法。

質(zhì)監(jiān)檔案的管理

一、保證檔案收集的完整、齊全

各類質(zhì)監(jiān)檔案分散于各部門、各科室，收集難度較大。我們要將收集工作作為質(zhì)監(jiān)檔案工作的一個重點工作來抓，努力做到各部門和載體的檔案的應收盡收、齊全完整。具體來看，應納入收集范圍的質(zhì)監(jiān)檔案主要包括：

1、質(zhì)量監(jiān)督案件檔案。

主要包括立案審批；現(xiàn)場檢查記錄；調(diào)查筆錄、行政案件討論記錄；行政處罰決定書；送達回證、結(jié)案報告、審查表等。

2、文書檔案。

主要有業(yè)務工作會議文件材料；機關黨組、支部、工會、共青團、協(xié)會活動文件材料；上級機關、本機關關于紀檢監(jiān)察、行風建設、信訪、綜合治理的文件材料；上級機關、本機關關于財務、審計、資產(chǎn)管理的文件材料；上級機關、本機關關于計量、質(zhì)量監(jiān)督管理的文件材料；上級機關、本機關關于行政執(zhí)法的文件材料等。

3、會計檔案。

包括會計憑證、賬冊、財務報告等會計核算專業(yè)資料。

4、人事檔案。

包括履歷材料；自傳材料；鑒定、考察、考核材料；學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況的材料；政歷材料；黨團材料；獎勵材料；違紀處理材料；工資、任免等材料；其他材料。

5、標準化管理檔案。

包括企業(yè)代碼、IC卡、企業(yè)標準、采標管理中形成的文字、圖表等材料。

6、聲像實物檔案。

包括各項工作活動照片、錄音、錄像帶；各類榮譽照片和實物（獎旗、獎品等）。

二、推進質(zhì)監(jiān)檔案管理的規(guī)范化

1、質(zhì)監(jiān)檔案既有與其他機關具有共性管理方法的檔案（包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、聲像實物檔案），又有內(nèi)容與管理方法都獨具特色的專業(yè)檔案（包括案件檔案、標準化管理檔案）。具有共性管理方法的檔案其整理應分別遵循《機關檔案業(yè)務建設規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》等要求進行。

2、專業(yè)檔案中，上級部門有業(yè)務要求的，應按上級要求進行整理，如案件的整理遵循質(zhì)監(jiān)案卷的要求進行；上級部門未作統(tǒng)一要求的標準化管理專業(yè)檔案，應結(jié)合工作實際確定切實可行的整理方法，其中企業(yè)標準、采標檔案，應遵循檔案材料形成的客觀規(guī)律，以一家企業(yè)的一份標準為單位組合案卷，將有關的文字、表格裝訂成冊。而企業(yè)代碼、IC卡檔案，則采用動態(tài)管理方法較為適宜。因為企業(yè)代碼、IC卡的適用都有一定的時限，過了適用時限，同一企業(yè)要重新申請新的企業(yè)代碼和IC卡，相應形成新的企業(yè)代碼、IC卡檔案。因此，企業(yè)代碼、IC卡檔案的形成是動態(tài)的，其管理方法也相應是動態(tài)的，即以一家企業(yè)為單位組合案卷，卷內(nèi)材料不裝訂，以活頁形式存放入盒（袋）。

3、要做好照片檔案的收集歸檔工作。照片檔案的收集要盡量做到齊全完整，一是做到照片、底片和說明三部分齊全完整，底片與影像要相符，這也是整理、立卷歸檔每一張或一組照片檔案的基本要求。二是要維護照片檔案的有機聯(lián)系和歷史完整性，不能割裂分散零亂堆砌，只有這樣才能完整地反映事物、事件的本來面貌。在整理照片檔案時，應編寫精煉準確的文字說明。檔案室在整理檔案時，既要注意底片和照片的整理，又不能忽略照片內(nèi)容的文字說明材料的編寫。以精煉準確的文字、寫明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素，這是整理照片檔案的關鍵環(huán)節(jié)。

三、強化檔案室的硬件建設

應根據(jù)質(zhì)監(jiān)工作的具體情況，在大都已配備計算機的基礎上，再增配照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率?？梢詫n案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)加強各部門之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足多方面的需求，從而推動質(zhì)監(jiān)事業(yè)的發(fā)展。

四、要做好檔案交接工作

檔案工作的交接也是做好質(zhì)量技術監(jiān)督檔案工作的重要因素，由于人員調(diào)動等因素，從事檔案管理人員會出現(xiàn)調(diào)整，為使檔案工作前后不脫節(jié)，必須要做好交接工作，避免出現(xiàn)新任檔案人員在相當長的時間內(nèi)不掌握本單位檔案工作的基本情況，單位根據(jù)需要隨時準備對新任檔案人員進行個別培訓，不至于使質(zhì)監(jiān)檔案和工作陷入被動應付甚至疲于奔命的狀態(tài)，交接工作做不好，會在一定程度上制約檔案工作的管理和利用，對質(zhì)監(jiān)事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定影響。

五、與電子政務建設協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要將電子政務建設作為質(zhì)監(jiān)部門檔案管理的重要組成部分，統(tǒng)一領導、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定質(zhì)監(jiān)信息的價值取向和流向。電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識產(chǎn)權保護、安全保密、政務服務等提出相應的管理原則和制度，形成與電子政務建設相協(xié)調(diào)的各項業(yè)務程序，以及各相關環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為質(zhì)量技術監(jiān)督辦公自動化、信息化提供組織保證。

更好地開發(fā)利用檔案

質(zhì)監(jiān)檔案是質(zhì)監(jiān)部門履行行政執(zhí)法和綜合管理職能活動的原始記錄，挖掘和開發(fā)利用檔案中豐富的內(nèi)容，對于貫徹實施《中華人民共和國質(zhì)量法》、《中華人民共和國標準化法》以及《中華人民共和國計量法》、《特種設備安全監(jiān)察條例》，切實履行“為經(jīng)濟、為企業(yè)、為消費者服務”的宗旨，具有十分重要的意義。

一要加強宣傳，提高檔案意識。針對部分人員對檔案開發(fā)利用的價值和意義還不甚明了的實際情況，要利用各種機會宣傳兩方面的內(nèi)容：一是加強對《檔案法》的宣傳，進一步強化全員檔案意識；二是宣傳檔案利用的典型事例，這些利用檔案的典型事例可錄制成專題片，也可編印成冊，作為宣傳檔案開發(fā)利用的生動教材。

二要狠抓檔案質(zhì)量，為檔案利用工作的開展提供基礎性保障。高質(zhì)量的檔案是實現(xiàn)其價值的根本保證，具體應注意把好三關：一是收集關。收集工作應做到有制度、有計劃、有措施、有獎懲，確保各科室各門類的文件材料都及時完整地收集到位。二是整理裝訂關。文件材料收集后要嚴格標準整理，做到組卷合理、案卷題名擬寫確切，保管期限劃分準確，同時要防止倒頁等情況發(fā)生。三是編目關。檔案的卷內(nèi)目錄、案卷題名等要抄寫規(guī)范，字跡清晰。

三要提升服務意識，搭好檔案與檔案利用者之間的橋梁。檔案工作人員要樹立全心全意為人民服務的思想，急利用者所急，想利用者所想，努力鉆研業(yè)務，在提高服務質(zhì)量上做文章。具體可從以下兩方面入手：一是利用檔案編寫高質(zhì)量的編研材料，為領導決策、部門工作提供主動服務。二是不斷加強新知識、新技術的學習，積極運用現(xiàn)代化手段開發(fā)利用檔案。質(zhì)監(jiān)部門的標準化管理工作已實現(xiàn)了全省聯(lián)網(wǎng)，在提供利用這類檔案時，檔案員可充分利用原有軟件，實現(xiàn)標準化管理檔案的快速準確檢索。

（作者單位：山東省煙臺市特種設備檢驗研究院）